Public Relation là gì?

Giao tế – Public Relation là gì?

Tony Minh Duy

Giao tế (PR) có nghĩa là quan hệ đại chúng. Thế nhưng quan hệ đại chúng, còn gọi là public relation, có nghĩa là gì?

Danh tiếng, lời lãi, và ngay cả sự tồn tại liên tục của một tổ chức có thể bị lệ thuộc vào cái mức độ mà quần chúng nhằm vào ủng hộ những mục đích và các chính sách của tổ chức đó. Các chuyên gia giao tế — còn gọi là các chuyên viên viễn thông, các chuyên viên truyền thông đại chúng, v. v. — phụng sự chủ trương cho các doanh nghiệp, các hiệp hội bất vụ lợi, các đại học, các nhà thương, và các tổ chức khác, và xây dựng và duy trì các quan hệ tích cực với quần chúng. Càng lúc các quản lý gia công nhận tầm quan trọng của giao thiệp công cộng tốt đối với sự thành công của các tổ chức họ, họ ngày càng nhờ các chuyên gia giao tế để có được các lời khuyên về chiến lược và chính sách của các chương trình như vậy.

Chuyên gia giao tế vận dụng các chức năng tổ chức như truyền thông đại chúng, cộng đồng, nhà tiêu thụ, công nghiệp, và giao thiệp chính phủ; các chiến dịch chính trị; đại diện quyền lợi riêng cho một nhóm; điều đình xung đột; và giao thiệp nhân viên và cổ đông. Họ làm nhiều hơn là “nói lên câu chuyện về tổ chức mình. Họ phải hiểu các điệu bộ và lo ngại của cộng đồng, nhà tiêu thụ, nhân viên, và các nhóm chuyên về quyền lợi công cộng và họ phải biên chế (establish) và duy trì các quan hệ tương phối với chúng và với các đại diện báo chí và công chúng.

Các chuyên gia giao tế phát thảo thông cáo báo chí và liên lạc dân chúng qua các đại diện phương tiện truyền thông đại chúng, những nhân vật mà có lẽ sẽ in hoặc phát thanh vật liệu của họ. Nhiều tường trình đặc biệt, các bài báo, và các bài tạp chí cho truyền thanh hoặc truyền hình thường khởi đầu ở những bàn làm việc của các chuyên gia giao tế. Đôi khi đề tài là một tổ chức và chính sách nó về các nhân viên nó hoặc vai trò nó trong cộng đồng. Chủ thể hoặc đề tài thường hay là một vấn đề công cộng như sức khoẻ, năng lượng, hoặc môi trường, và một tổ chức làm cái gì để giải quyết vấn đề đó.

Các chuyên gia giao tế cũng sắp đặt và chỉ đạo các chương trình duy trì liên lạc giữa các đại diện của tổ chức và công chúng. Thí dụ, họ dựng lên các cuộc phát biểu và thường hay sửa soạn các bài diễn văn cho nhà chức trách của công ty. Mấy chuyên viên truyền thông đại chúng này đại diện cho các nhà thuê người ở các dự án công cộng; làm phim, tấm phim, hoặc các trưng bày thị giác khác ở các cuộc hợp và các cuộc triệu tập ở trường học; và đặt kế hoạch cho các cuộc hiệp định. Thêm vào đó, họ phụ trách sửa soạn thông cáo hàng năm và viết các bản dự thảo cho nhiều dự án khác nhau.

Trong chính phủ, các chuyên gia giao tế — người mà có thể gọi là bí thư báo chí, viên chức thông tin, chuyên gia sự vụ, hoặc chuyên gia thông tri — làm cho công chúng có sự hiểu biết về sinh hoạt của các cơ quan và nhà chức trách. Thí dụ, chuyên gia sự vụ của một cục bộ quốc dân làm cho công chúng có sự hiểu biết về các tư vấn du hành và các vị trí nước nhà về các sự vụ quốc ngoại. Một bí thư báo chí cho thành viên quốc hội làm cho cử tri biết về những việc đã được người đại diện hoàn thành.

Trong các tổ chức lớn, nhà chấp hành giao tế then chốt, người mà thường hay là một “phó tổng thống” (Vice President) của tổ chức đó, có thể phát triển các trù hoạch và chính sách toàn diện với các vị chấp hành khác. Thêm vào đó, các cục bộ giao tế dùng các chuyên gia giao tế để viết, nghiên cứu, sửa soạn các vật liệu, duy trì các liên lạc, và đáp ứng các cuộc điều tra.

Mấy người mà lo về việc giao tiếp công chúng cho một cá nhân hoặc lo về việc giao tế cho một tổ chức nhỏ có thể giao du với tất cả các khía cạnh của cái việc làm. Họ liên lạc dân chúng, đặt kế hoạch và nghiên cứu, và sửa soạn các vật liệu cho việc phân phối. Họ cũng có thể vận dụng quảng cáo hoặc làm việc xúc tiến buôn bán để ủng hộ các nỗ lực tiếp thị.